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Como sua empresa deve ser preparar para uma auditoria ISO

Atualmente, o mercado de trabalho está saturado de empresas e indústrias que, por muitas vezes, atuam no mesmo ramo de atividade, causando uma concorrência significativa entre elas, o que pode levar algumas, inclusive, à falência.

Assim, para se destacar em seu ramo de atividade, muitas empresas estão optando pelo melhor gerenciamento de suas estruturas e processos internos, visando a aumentar a qualidade de seus produtos e serviços prestados.

Este gerenciamento, de maneira corriqueira, é realizado através de auditorias, onde é feito um exame minucioso das atividades desenvolvidas pela empresa auditada, com o objetivo de averiguar se estão de acordo com os parâmetros esperados e atendendo às legislações vigentes aplicáveis.

Deste modo, através dos estudos realizados em auditorias, a empresa recebe um diagnóstico e consegue corrigir eventuais falhas, passando a ter processos mais adequados, produtivos e eficazes.

Atualmente existem dezenas de tipos de auditorias, dentre elas: ambientais, contábeis, trabalhistas, qualidade, dentre outras.

Auditorias ISO: O que são?

Se você é do ramo empresarial ou entende sobre o assunto, com certeza já ouviu falar sobre as auditorias ISO.

O termo ISO é uma abreviatura inglesa que significa International Organization for Standardization, que traduzido para o português significa Organização Internacional de Normalização. Se trata de uma organização internacional, cuja incumbência é gerar normas padrões sobre determinado assunto, as quais podem ser aplicáveis a qualquer país do globo. Ou seja, a função desta organização é a de padronizar determinados procedimentos industriais, empresariais, documentais etc. A representante da ISO no Brasil é a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

Quando falamos que uma empresa possui certificação ISO, isso significa que, após passar por uma auditoria realizada por representantes (auditores) dessa Organização Internacional, foi averiguado que a empresa atende todos os requisitos padrões ditados pela ISO, ocasião em que ele ganha a certificação.

Mas, como funciona todo esse procedimento, que vai da convocação dos auditores, até o momento da certificação?

É sobre este procedimento que vamos discorrer no presente artigo!

Por isso separamos por tópicos as principais providências a serem tomadas no momento que precede a auditoria. Vejamos:

1. Tenha conhecimento sobre quais as leis aplicáveis às suas atividades

Em uma auditoria ISO, o auditor fará a conferência de todas as normas aplicáveis à sua empresa e se estas estão sendo devidamente atendidas. Por isso, antes de convocar uma auditoria, é de indispensável importância que os próprios gestores da empresa tenham conhecimento das leis aplicáveis às atividades ali desenvolvidas e, uma vez identificadas, se há atendimento fiel àquelas obrigações legais.

Então, se a empresa passará por uma auditoria ambiental, por exemplo, é de suma importância que toda a legislação ambiental aplicável a ela esteja atendida no momento da auditoria, sendo que, se não estiver, deverá ser aberto um Plano de Ação para que passe a ser atendida.

Para tomar conhecimento destas normas, a maioria das empresas utilizam-se de plataformas digitais para gerenciar os requisitos legais aplicáveis, o que facilita muito a preparação para auditorias (conheça o Amblegis, a plataforma online ideal para o gerenciamento dos requisitos legais aplicáveis aos seus negócios).

Assim, usando da tecnologia a seu favor, as grandes empresas conseguem gerenciar a parte legal de seus negócios e assim se preparar para a auditoria de maneira mais segura.

2. Prepare a equipe de trabalhadores da empresa

É importante que todos os colaboradores da empresa estejam cientes sobre o que é uma auditoria, seus procedimentos e como ela é realizada. Isso porque, no decorrer do processo, o auditor terá muito contato com os funcionários, estes que poderão ser questionados sobre determinado assunto, caso o auditor ache pertinente.

Por isso, os colaboradores devem estar a par de cada detalhe existente em sua área de trabalho, como o local exato onde um documento está guardado, como um procedimento de produção é realizado, como os problemas do dia-dia são sanados, dentre outros, tudo a fim de evitar eventuais complicações no momento da auditoria.

Uma equipe organizada e conhecedora de suas funções e atividades é a peça-chave de uma auditoria de sucesso!

3. Delimite quais os departamentos serão auditados e os organize

Uma vez que os setores a serem auditados são delimitados, é hora de focar neles e identificar as principais falhas de procedimentos ali existentes, a fim de que seja aberto um Plano de Ação para corrigi-los.

A delimitação de setores faz com que todos os esforços que garantirão o sucesso da auditoria sejam focados totalmente naquele local, o que diminui a chance de ocorrência de falhas e não conformidade.

4. Realize uma auditoria interna extraoficial

Antes de convocar os auditores da ISO, faça uma auditoria com auditores particulares!

Este tipo de auditoria servirá como uma espécie de “ensaio” para a auditoria ISO e será capaz de captar falhas e pontos fracos a serem sanados a tempo, antes do procedimento oficial.

Fazendo desta forma, a empresa ganha tempo para corrigir as não conformidades captadas e evita maiores transtornos durante a visita dos auditores da Organização Oficial.

A princípio, pode parecer um investimento de alto valor, mas vale muito a pena e aproxima mais a empresa da tão sonhada Certificação ISO.

Conclusão

Se a empresa seguir esses principais passos, dentre outros, sempre visando um procedimento organizado, a auditoria ISO não será um “bicho de sete cabeças”.

O segredo é a organização e identificação de erros com antecedência!

Todos estes procedimentos prévios demandam sim um dispêndio financeiro considerável, mas tudo vale a pena pela Certificação ISO, que pode levar sua empresa e seus negócios para um patamar acima da concorrência!

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Rafaela Feriani

Advogada, pós graduada em Auditoria e Perícia Ambiental. Atualmente é Supervisora do Setor Jurídico da empresa Ambplan, e é responsável por gerenciar a baixa e análise de legislações a serem inseridas no sistema AmbLegis, nas áreas de meio ambiente, saúde e segurança do trabalho, responsabilidade social, qualidade, dentre outras.

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