Como fazer o levantamento e avaliação de não conformidade legal

Nesse artigo vamos falar de como fazer o levantamento e avaliação de não conformidade legal.

Mas antes, vamos explicar o que é uma não conformidade.

O que é uma não conformidade?

Uma não conformidade é o não atendimento de um requisito pré-estabelecido. Ou seja, é quando determinado produto ou processo está insatisfatório em relação a um requisito da norma sob a qual ele foi avaliado. Esses requisitos podem ser relacionados a fatores externos (normas ISO ou produtos fornecidos por um fornecedor) ou fatores internos (procedimentos e processos da própria empresa).

Para que os processos gerem produtos que estejam conformes, as empresas, cada vez mais, têm adotado sistemas de gestão, como por exemplo a norma ISO 9000, que ajuda no método e padronização de uma organização. O objetivo é que os produtos atendam aos requisitos esperados pelos clientes, aumentando assim a qualidade das saídas da organização.

Esses sistemas normalmente se utilizam da metodologia PDCA para executar as melhorias provenientes das não conformidades, garantindo desta maneira análises e a preparação de planos de ação mais eficientes.

O que fazer quando se existe uma não conformidade?

O primeiro passo a se fazer, é a abertura de um relatório de não conformidade. Assim é feita a análise da uma causa raiz do problema e levantada quais as devidas ações para evitar que isso ocorra novamente.

Nesse relatório de não conformidade é necessário descrever pontos, tais como:

1. Origem

O primeiro passo é apontar o que gerou aquele problema. Conhecer essa origem é muito importante para saber como deve ser feita a abordagem e para definir se ela precisa ser tratada a partir da causa raiz. Fazer uma avaliação do seu nível de gravidade vai ajudar na hora de definir as prioridades (o que deve ser resolvido primeiro).

Ao conhecer a não conformidade, você fica ciente de alguns problemas que podem ser evitados em sua organização. Vejamos alguns:

• Lista de registros/documentos que estão em desacordo com os documentos distribuídos em campo. Ou seja, aqueles distribuídos aos setores e gestores de apoio. Um problema muito comum nesse aspecto é a documentação de colaboradores em desacordo com o estabelecido na descrição de seus respectivos cargos.
• Materiais controlados armazenados de maneira inadequada ou sem a devida identificação.
• Empregados atuando sem os devidos treinamentos.
• Controles e processos ultrapassados ou desatualizados.
• Correções e manutenções de última hora.
• Falhas nos controles tecnológicos e na rastreabilidade de elementos estruturais.
• Falha no controle e descarte de resíduos.

2. Reincidência

Importante observar quantas vezes já ocorreu o problema, a falha.

3. Requisito

Devemos classificar as não conformidades de acordo com o requisito que deixou de ser atendido. Este pode estar relacionado a qualidade do produto, a uma queixa de cliente, ao não cumprimento de uma norma ou de um requisito legal.

4. Descrição

Deve ser explicado com detalhes o que aconteceu, evidências são importantes nesse momento.

5. Abrangência

O que a não conformidade identificada afetou, qual o impacto que causou, deve ser feita a descrição dos efeitos.

6. Ação de correção

Deve ser apontada a ação imediata diante da não conformidade, se foi realizada alguma concessão ao cliente, se foi necessário algum retrabalho, enfim, deve ser tido o que foi feito.

Para muitas não conformidades a ação de correção já resolve o problema e não existe mais nada a ser feito.

Porém, existem casos em que será necessário fazer uma análise de causa para entender mais a fundo o problema, por isso vale a pena falarmos um pouquinho sobre não conformidade X ação corretiva

Não conformidade X Ação corretiva

Muitas não conformidades são entradas para se iniciar um processo de ação corretiva, mas nem toas necessitam de uma ação corretiva. Por isso, devemos ter cuidado para não confundir não conformidade com ação corretiva.

O processo de ação corretiva se resume em três etapas, que são:

1° etapa: analisar a causa – a análise da causa deve ser feita para identificar a razão principal do problema;

2° etapa: ação corretiva – Diferentemente da ação de correção, que sugere agir rapidamente diante do sufoco, a ação corretiva vai de contra ao causador real daquela situação;

3° etapa: análise de eficácia – Como saber se aquela ação adotada foi realmente eficaz? Sem uma análise de eficácia adequada e que obedeça os prazos adequados para tal, você poderá cometer o erro de não eliminar a causa e futuramente ter de novo o mesmo problema.

Devemos ressaltar também que comunicação é a chave para que não conformidades não voltem a acontecer, todos devem ser comunicados sobre o que ocorreu, como a empresa lidou com isso, com a situação e se houve alguma mudança significante devido a não conformidade.

Encontre a melhor maneira de se comunicar, não deixe de explicar os benefícios de todos saberem o que ocorreu e como a equipe envolvida conteve os efeitos negativos.

Conclusão

Por fim, é fundamental tratar as não conformidades. A empresa deve estabelecer metas para garantir sua sobrevivência por meio de um plano estratégico que garanta a correção das não conformidades, melhorando desta maneira os processos juntamente com os produtos ou serviços produzidos.

Se achar necessário, contrate uma empresa especializada, com pessoal qualificado e que possa orientar da melhor maneira possível, como o Amblegis.