Ano novo, vida nova, mas com hábitos antigos? – Aplicando novos hábitos com o Programa 5S

Todo início de ano temos uma demanda interessante. Recorrentemente, solicitações de treinamento e consultoria em Programas 5S surgem em janeiro e fevereiro, talvez alimentadas por aquele sentimento de renovação, de jogar o que é velho fora… enfim, vida nova!

E faz muito sentido, pois o objetivo do Programa 5S é justamente a melhoria no ambiente de trabalho, eliminar coisas que não agregam nada e só atrapalham.

E como uma mão, que precisa de cinco dedos para ser totalmente eficaz em pegar e manusear objetos, o programa 5S precisa dos cinco conceitos totalmente aplicados e atuantes para ser duradouro. Muitas pessoas que perderam uma parte da mão, depois de muito treino e esforço conseguem bons resultados, mas sem o polegar, por exemplo, não é possível pegar com força e firmeza um objeto mais pesado, ou simplesmente abotoar rapidamente uma camisa.

Para funcionar plenamente, devemos entender o verdadeiro sentido de um Programa 5S e todo o processo de mudança comportamental envolvido, a necessidade de ocorrer uma mudança interna nas pessoas para que esta se reflita no meio externo.

Por trás dos conceitos japoneses de UTILIZAÇÃO, ORDENAÇÃO, LIMPEZA, SAÚDE E DISCIPLINA, estão três dimensões de atuação – SOCIAL, INTELECTUAL E FÍSICA.

Não adianta somente almejarmos a dimensão física de redução de desperdícios e de custos. Precisamos sentir realmente a necessidade e abraçar a mudança.

Como já dizia Buda, grande mestre indiano que abandonou sua rica vida de príncipe para se tornar um ser espiritualmente mais elevado: “A única realidade definitiva são as mudanças: as desejadas, as esperadas e as necessárias.”

Filosofias à parte, a mensagem é: se quer que mudanças externas ocorram, são necessárias mudanças internas. Se quer resultados diferentes, temos que abandonar velhos hábitos.

Por mais que não desejemos, o tempo passa, envelhecemos, nosso corpo se deteriora e por fim, fisicamente morremos. Esse tipo de mudança natural não pode ser negado. É uma realidade.

Algumas mudanças são desejadas, principalmente no campo material. Desejamos sempre um emprego melhor, com maior salário, um carro melhor, uma casa maior, um marido ou mulher mais carinhoso, um chefe melhor… Sucesso financeiro.

Às vezes, esperamos que ocorram mudanças, com a ajuda, normalmente, de uma força ou ser superior: “Espero que Deus me ajude a acordar hoje e sair para trabalhar. Espero que Deus me ajude a pagar minhas contas, espero que Deus me ajude a não matar meu chefe…”

E muitas vezes nos negamos a enxergar que a mudança só ocorre quando se tornam necessárias. Precisamos ser mais esforçados no serviço, precisamos parar de fumar, de beber, precisamos comer menos e nos exercitar. Precisamos de maior produtividade, reduzir custos e ser mais competitivos para sobrevivermos. Mas não o fazemos, pois não sentimos ainda a necessidade. Pelo menos não até um infarto, derrame, divórcio, perda do emprego ou quebra da empresa.

E foi neste contexto que nasceu o programa 5S, em 1950.

Num Japão pós 2ª Guerra, totalmente dizimado pelas bombas atômicas, Kaoru Ishikawa desenvolveu uma metodologia para que não somente a indústria, mas o povo japonês se reerguesse e se reestruturasse como potência e referência em tecnologia e qualidade. Criou vários programas e metodologias voltadas à qualidade que são referências mundiais até hoje.

Com apenas cinco palavras conceitualmente fortes, as empresas e as pessoas começaram a restabelecer sua cultura voltada à responsabilidade, ética e disciplina.

No Brasil, essas cinco palavras foram adaptadas para “sensos”, justamente para dar a conotação de sentimento, sentidos, algo que deve ser vivenciado internamente, apreendido (e não apenas aprendido).

Muitas empresas negligenciam etapas para tornar o programa mais rápido, mas toda mudança cultural requer tempo de amadurecimento. O programa em si já é bastante rápido e eficaz, desde que a sequência seja respeitada e cada etapa seja monitorada e avaliada por auditorias.

A implementação do programa 5S deve partir da alta administração, pois é ela que deve demonstrar comprometimento sincero com este programa. Se isso não ocorrer, os funcionários não participarão como devem por não entenderem a razão. É muito importante que todos entendam que a implantação definitiva do programa 5S só ocorrerá se houver participação de todos os funcionários, do presidente aos operários.

A verdadeira essência do 5S mudará atitudes e comportamentos, levando a uma mudança interior. Devemos através do programa, modificar nossa forma de agir e mesmo de pensar, nos libertando de paradigmas voltados à desorganização e à falta de planejamento, típicos da nossa cultura.

Muitas vezes no dia a dia, nos deparamos com pessoas que simplesmente não percebem que sua mesa está desorganizada, com pilhas e pilhas de papéis amontoados, milhares de lembretes colados, lixo transbordando de papel e restos de alimentos se deteriorando, tomadas sobrecarregadas com adaptadores, fios desencapados, computador cheio de arquivos espalhados na área de trabalho. Tudo o que esta pessoa entrega – quando entrega – é com atraso, mal acabado. É simplesmente impossível ser produtivo num ambiente desse, onde o estresse excessivo toma conta da disposição.

O mesmo ocorre em oficinas, nas quais o excesso de materiais misturados dificulta a localização de peças e ferramentas. Ao invés de se perder tempo procurando (afinal, não se pode desperdiçar tempo, não é?) compra-se outra peça ou ferramenta… Desperdiça-se dinheiro.

Em casa, quantas vezes não escutamos sobre reclamação de pais de crianças que não arrumam seus quartos ou não encontram seus brinquedos em meio a toda aquela grande bagunça. Adultos não encontram roupas, documentos. Sempre tem uma “gaveta ou armário de bagunça”, onde se tem de tudo, misturado, o prazo de vencimento de alimentos expira, a geladeira tem cheiro desagradável por conter alimentos estragados.

No escritório, quantas vezes não se encontram os arquivos que tanto procuramos, simplesmente por não saber em qual pasta do computador eles estão. Perdemos informação por nos esquecer de fazer um back-up, ou perdemos um documento por não o ter arquivado no papel ou tinta adequados.

Nas indústrias, quantas ideias e programas não vão para frente por não serem cumpridos os formulários e procedimentos? E nesse momento é muito importante deixar muito claro que PROCEDIMENTOS, NORMAS, MANUAIS, FORMULÁRIOS, ARTIGOS, LEIS, REGRAS, ENFIM… PAPEL, NÃO SERVE PARA NADA SE NÃO EXISTIREM PESSOAS COMPROMETIDAS EM REALIZÁ-LOS.

No Japão atual, cada criança ao nascer respira um ambiente social voltado ao 5S, no qual os aspectos comportamentais estão estruturados pelos sólidos padrões éticos e morais. Esses conceitos são a base para os documentos, procedimentos e normas dentro dos estabelecimentos. A consequência é a economia de recursos materiais, ou seja, o não desperdício.

Por aqui, iniciamos um programa com a necessidade de economizar recursos, criamos normas e regras e obrigamos os colaboradores a segui-los, punindo-os em caso de descumprimento. Tudo ao contrário…

Por isso é que precisamos de métodos para conseguir o que é necessário. Esse método é o programa 5S.

E quão importante é o 5º SENSO – DISCIPLINA – neste contexto!

Alguns possuem uma definição bastante poética e romântica para a palavra disciplina:

“A disciplina é o cumprimento da missão de modo natural, sem a necessidade de pressão por parte da hierarquia ou de um grupo de pessoas.” Essa definição provavelmente se aplica apenas aos japoneses, ou para quem já é disciplinado!

Para a maioria das pessoas, a definição mais próxima da realidade é:

“Disciplina é o esforço extraordinário que devo fazer para cumprir o que não quero cumprir”.

DISCIPLINA é definitivamente o “S” mais importante de todos, porque faz a união dos outros. Sem ele, o programa não funciona!

Cada pessoa deve executar as tarefas como hábitos.

Hábitos são atividades boas ou ruins que se tornam automáticas a partir de um determinado tempo. Por isso, vamos aproveitar nosso entusiasmo de início de ano para adquirir bons hábitos!? São eles que nos levarão à melhoria e à grande oportunidade de evoluirmos como seres humanos.

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Fábio Costa

Fábio Costa é Engenheiro e Mestre em Ciências e Engenharia de Materiais pela Universidade Federal de São Carlos/SP. Possui MBA em Gestão Empresarial pela FGV e atua desde 1996 na gestão de segmentos industriais e prestação de serviços. Especialista em Controles Gerenciais, Compliance, Gestão de Marketing, Logística, Empreendedorismo, Gestão de Processos, Custos e Fluxo de Caixa. Auditor Líder reconhecido em Sistemas de Gestão ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001, ISO/IEC 17025, FSSC e SASSMAQ, com experiência em auditorias, treinamentos e implementação de Sistemas de Gestão. 💻https://costaduran.com.br/

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