Como realizar o processo de auditoria interna em sua empresa

Nada melhor que submeter a empresa a uma auditoria interna para avaliar o desempenho e otimizar alguns processos específicos.

A partir da realização de uma auditoria interna, uma empresa passa a ter evidências que a ajudarão a modificar pontos de falhas em determinados procedimentos e a criar novas regras internas visando a garantir a melhoria contínua de sua estrutura organizacional.

Assim, tendo em vista a grande importância de uma auditoria interna, vamos dedicar este artigo somente a este tema. Nele iremos trazer quais os principais pontos de atenção sobre o assunto.

Mas afinal, o que é exatamente uma auditoria interna?

Auditoria interna é um método de avaliação e acontece conforme a necessidade apresentada pela empresa. Ou seja, a auditoria interna não é uma obrigação legal e, tampouco, possui prazo para ocorrer: sua realização fica a critério da empresa, conforme suas demandas internas necessitarem.

Um dos principais objetivos de uma auditoria interna é auxiliar a empresa na melhoria de seus pontos fracos, já que todos eles são identificados durante o procedimento.

Mas isso não significa que uma auditoria interna deve ocorrer somente quando algo está dando errado na empresa. A auditoria também serve como ato preventivo, hábil a evitar falhas que poderiam vir a ocorrer caso determinado erro não fosse detectado a tempo.

Portanto, o que se vê é que a auditoria interna é um importantíssimo ato de controle dentro de uma empresa

O mais legal de tudo é que uma auditoria interna não precisa ser realizada, necessariamente, em toda empresa de uma vez só. Sua execução pode se dar apenas em alguns setores específicos, de maneira individual. Por isso é comum que em um ano uma empresa passe por uma ou mais auditorias.

Basicamente, o que acontece em uma auditoria interna?

Através de uma espécie de check-list entregue pela empresa, o auditor terá conhecimento dos procedimentos de rotina que ocorrem no setor auditado.

Logo depois, através de uma avaliação sistêmica, o auditor analisa os processos desenvolvidos pela empresa, a fim de identificar eventuais falhas e necessidades de melhorias. Também é avaliado se a empresa está cumprindo as normas legais e procedimentos vigentes, aplicáveis àquelas atividades.

Ao final, o auditor emitirá seu parecer, indicando quais as correções necessárias para otimizar e melhorar os processos internos que passaram por auditoria. Este parecer deve ser capaz de contribuir para a melhoria contínua do setor, bem como para o aperfeiçoamento de determinados processos.

E a empresa que passa por auditoria tem quais benefícios?

São inúmeros os benefícios, dentre os quais cabe-nos destacar os seguintes:

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  1. Através do parecer do auditor, a empresa consegue visualizar seus pontos falhos, e, a partir disso, sabe onde e o que precisa melhorar no setor auditado;
  2. A empresa consegue identificar se seus planejamentos internos e sua estrutura organizacional estão dando certo, ou se precisam ser mais eficientes em alguns pontos;
  3. A auditoria realizada na parte documental do setor capaz de identificar se o que está registrado corresponde, de fato, com a realidade, o que facilita a identificação de fraudes, ou até mesmo a sua prevenção;
  4. Verificar se suas atividades estão em conformidade com as normas legais aplicáveis, livra a empresa do pagamento de multas;
  5. A auditoria interna é capaz de preparar a empresa para a realização de auditorias de certificação em organismos internacionais (ISO 14001, por exemplo), o que a faz saltar vários degraus no cenário econômico nacional e internacional.

Conheça alguns passos indispensáveis a serem seguidos para que a auditoria interna na empresa seja realizada de maneira eficiente!

Conforme já foi dito, uma auditoria interna é capaz de atender as necessidades internas de uma empresa, ou é capaz até mesmo de leva-la a certificações importantes, concedidas por órgãos internacionalmente reconhecidos.

Assim, dada a importância desse procedimento, é indispensável que a empresa trace alguns objetivos e metas a serem seguidos durante a auditoria, tudo para intensificar seus resultados,e trazer ainda mais benefícios aos negócios.

a) Definir os objetivos da auditoria é o primeiro passo!

  • Qual o motivo de realização desta auditoria? Este é um ponto crucial a ser devidamente delimitado no planejamento de uma auditoria.
  • Quais áreas da empresa serão auditadas? Delimitar os setores que irão passar pelo procedimento traz maior eficiência aos resultados da auditoria.
  • Quais os resultados que desejo alcançar? Este ponto deve ser bem evidenciado, de forma que todos os pontos levantados durante a auditoria ajudem, de fato, a empresa a otimizar seus procedimentos.

b) Ter um cronograma em mão é um diferencial importante!

Ter um plano de verificação é muito importante para que a auditoria não se perca de seus objetivos.

Por isso, sugere-se que seja elaborado um cronograma dos procedimentos a serem realizados durante a auditoria, a fim de que as seguintes questões sejam individualizadas:

  • Quando ocorrerá a auditoria?
  • Quais processos e subprocessos daquele setor serão auditados?
  • Quais instrumentos serão necessários para auxiliar o auditor durante os trabalhos?
  • Quais requisitos devem ser levados em consideração no momento da avaliação?

c) A equipe do setor auditado deve estar em sintonia com todo o planejamento traçado

Tenha isso em mente: a equipe que trabalha no setor a ser auditado o conhece melhor que ninguém! Por isso, esta equipe deve estar totalmente alinhada com o planejamento pré-auditoria e deve ser preparada para bem atender o auditor em tudo o que este precisar, visando sempre os resultados eficientes da auditoria.

d) Foram resolvidas todas as pendências indicadas em auditorias anteriores?

  • Em auditorias anteriores foram indicadas falhas? Se sim, essas foram corrigidas?
  • As melhorias indicadas pelo auditor em auditorias anteriores foram colocadas em prática?

Tudo isso deve ser avaliado antes da ocorrência de uma auditoria. Afinal, não adianta realizar o procedimento, se falhas antigas e já conhecidas ainda existem!

e) Elabore um check-list eficiente para uso do auditor

Para trazer resultados eficientes para a empresa, o auditor deve, primeiramente, conhecer bem o setor onde irá iniciar os trabalhos. Por isso, não economize no momento de elaborar o check-list! Detalhe todos os procedimentos e dificuldades do setor, e quais os pontos mais críticos que precisam de melhorias.

f) Verifique se o relatório elaborado pelo auditor é eficiente

Por fim, verifique se o relatório final elaborado pelo auditor, de fato, atende as necessidades da empresa.

  • O relatório é claro?
  • Possui um resumo sore quais pontos, documentos e procedimentos foram auditados?
  • Abordou as principais falhas?
  • Apontou eventuais soluções?
  • Deixou claro quais melhorias merecem maior urgência?
  • Apontou não conformidades legais?
  • Indicou quais investimentos valem a pena e quais não valem?

Portanto, o profissional que conduziu a auditoria deve estar apto a responder essas e outros questionamentos relacionados ao procedimento, tudo para que seu trabalho traga resultados positivos à empresa.

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