Gestão de fornecedores: como adotar boas práticas?

É bastante comum verificar, dentro das empresas, prateleiras e mais prateleiras cheias de estoque, sistemas capazes de verificar a saída e entrada de produtos, constar a quantidade, demonstrar a falta deles, enfim, uma infinidade de medidas de controle. Mas você já parou para pensar na importância dos fornecedores de tais produtos? Uma empresa sem estoque é o mesmo que um navio perdido em meio ao oceano. Não existe possibilidade de trabalhar sem possuir o produto e, nesta etapa, entram os fornecedores. 

Mas quem é o Fornecedor?

Segundo o Código de Defesa do Consumidor, “fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividade de produção, montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços”.

Os fornecedores são cruciais para qualquer tipo de negócio, uma vez que toda empresa necessita de matérias-primas e insumos para a produção de seus produtos e serviços a serem vendidos.

Por isso, a forma com que a empresa se relaciona com seus fornecedores diz muito sobre a qualidade na prestação dos serviços, pois se estabelece uma relação em que um depende do outro para sobreviver. Assim, escolher e monitorar os fornecedores certos, que tenham os mesmos valores e cumpram os requisitos legais do setor é tão importante.

Como escolher os fornecedores e ter uma boa gestão?

Quando uma atividade empresarial é iniciada, o empreendedor precisa conhecer seu mercado fornecedor. O sucesso do negócio depende muito do produto oferecido, da qualidade, da durabilidade, da eficiência, enfim, de uma série de fatores que giram em torno de uma boa gestão de fornecedores.

Sendo assim, para haver êxito na escolha deles, é indispensável que a empresa faça um levantamento de todos os possíveis fornecedores do negócio, verificando, inclusive, como eles fazem a gestão dos requisitos legais inerentes ao setor deles, pois somente assim conseguirá analisar e encontrar os mais convenientes. 

Neste caso, podemos dizer que “quanto mais, melhor é”, uma vez que a empresa não incorre no perigo de ficar sem matérias-primas e insumos para dar continuidade ao seu negócio. Mas, é claro, mantendo parecerias com bons fornecedores e tendo a confiança de que se pode contar com eles.

Neste momento, você pode adotar algumas medidas simples de escolha, como:

• Solicitar da empresa fornecedora todos os documentos que comprovem que ela está em dia com suas obrigações legais;
• Verificar as certidões negativas que demonstrem como a empresa se apresenta mediante à obrigatoriedade de impostos. As manutenções destas certidões devem ser feitas a cada seis meses para que qualquer alteração seja rapidamente conhecida;
• Verificar o que diz seus contratos;
• Comparar preços;
• Entender as formas de pagamento;
• Cobrar prazos e pontualidade na entrega;
• Monitorar a qualidade dos serviços e produtos;
• Avaliar a reputação do fornecedor;
• Escolher aquele com a localização mais conveniente.

Outros critérios de escolha a serem adotados são utilizar a internet, ler revistas do ramo e, principalmente, consultar empresários que já possuem experiência na atividade com os fornecedores selecionados. Frequentar eventos do ramo do negócio é também uma ótima oportunidade para conhecê-los, assim como o mercado de maneira mais profunda.

Adote boas práticas e evite erros ao escolher seus fornecedores

1. Busque referências: essa precaução, de fato, é válida antes de fechar qualquer tipo de negócio. Assim, é  preciso estudar a reputação da empresa, aferir se há algum processo jurídico aberto contra ela e, se possível, conversar com outros clientes que utilizam os serviços e produtos do seu candidato a fornecedor.
2. Não foque apenas nos preços: apesar de ser tentador encontrar produtos extremamente baratos, todavia, essa não é uma das melhores práticas a serem adotadas na contratação de fornecedores, pois o barato pode sair caro. Avalie também a qualidade do produto.
3. Avalie a capacidade de atendimento da empresa fornecedora: a produtividade da sua empresa será muito afetada se ela tiver que esperar por um produto que pode não chegar. Isso acontece, principalmente, com fornecedores que querem atender uma quantidade de empresas além da sua capacidade. Para evitar esse problema, verifique a disposição e a forma com que o fornecedor realiza as entregas dos produtos.
4. Tenha sempre uma segunda opção: falhas podem acontecer com qualquer empresa. Por isso, é importante sempre ter um “plano B”, caso o “A” falhe. Sendo assim, conte com mais de um fornecedor, pois diante de algum problema ou imprevisto, ele será resolvido com mais facilidade.
5. Use um sistema para gerenciar os requisitos legais de seus fornecedores: para garantir a idoneidade dos fornecedores, a empresa deve identificar e avaliar quais são os requisitos legais aplicáveis à atividade ou serviço contratado e entender se o fornecedor cumpre todos eles. Um fornecedor com problemas legais pode afetar a reputação da sua empresa.

Como gerenciar os Fornecedores

Depois de analisar as boas práticas anteriormente descritas, verifique algumas formas de gerenciar os fornecedores de maneira a garantir a qualidade e estabelecendo um relacionamento duradouro.

• Inicie criando uma relação de confiança. O crescimento de uma empresa está na forma com que ela mantém suas parcerias. Mostre aos seus fornecedores as necessidades do seu negócio e, dessa forma, permita que eles sugiram soluções efetivas. Para construir esse relacionamento, é importante criar canais de comunicação eficientes e acessíveis para as duas partes, permitindo maior integração entre as empresas.
• Adote uma estratégia de compliance. Atue sempre dentro da legislação e mostre isso aos fornecedores para que se atentem às boas práticas éticas. Entenda, também, se eles estão em compliance nos negócios deles.
• Faça visitas periódicas aos seus fornecedores. Essa prática constrói bons relacionamentos e traz conhecimentos mais profundos dos trabalhos a serem desenvolvidos, bem como da qualidade dos produtos a serem fornecidos.
• Use a tecnologia como sua aliada. Através da tecnologia, é possível ter acesso a ferramentas, informações e dados que melhoram a gestão e permitem aprimorar estratégias e planejamentos.

No mercado, existem softwares que auxiliam o acompanhamento do seu estoque, admitindo fazer pedidos com mais agilidade. Outros permitem também armazenar os prestadores de serviço e avaliar a sua eficiência, assim como desenvolver um canal de comunicação mais eficiente com todos os seus fornecedores.

Conclusão

Como vimos, a gestão de fornecedores está sujeita à aplicabilidade de boas práticas, pois, somente assim, é possível estabelecer uma relação de confiança que admita às duas partes se desenvolverem no mercado.

E, para que a gestão de fornecedores se torne mais eficiente e clara, o ideal é que se use um sistema de gestão de requisitos legais para fornecedores, como o AmbLegis. Se você quiser conhecer um pouco mais sobre essa ferramenta, entre em contato com nossa equipe e agende uma demonstração exclusiva para o seu negócio.