Um Sistema de Gestão de Requisitos Legais é um programa implantado nas empresas, visando a identificar quais as normas legais aplicáveis às suas atividades. Com ele é possível que a empresa esteja sempre dentro da legalidade e evite a aplicação de multas e demais infrações em seu desfavor.
O gerenciamento de requisitos legais é uma atividade de alta complexidade, especialmente devido à diversidade e constante evolução das regulamentações federais, estaduais e municipais. E por isso, um sistema de gestão de requisitos legais torna-se um recurso valioso, por oferecer acompanhamento em tempo real com monitoramento contínuo e atualizações automáticas, simplificando o processo de gestão e reduzindo o risco de não conformidade.
Este artigo destaca as 10 principais vantagens de adotar um sistema de gestão de requisitos legais aplicáveis, mostrando como ele pode ser um diferencial na otimização dos processos internos, na preparação para auditorias e na manutenção da conformidade legal. E que a implantação dele para realizar o controle e monitoramento de requisitos legais pode ser um passo estratégico para empresas que desejam se destacar no mercado e garantir uma operação livre de obstáculos regulatórios.
Índice do Conteúdo
1. Redução de Custos e Gastos
Quanto pode custar a perda de uma certificação ISO ou ESG? Você sabe quais foram as últimas atualizações legislativas federais, estaduais e municipais que afetam sua empresa? E quais as mudanças das Normas Regulamentadoras do seu setor?
Por isso, manter-se atualizado é fundamental, pois o desconhecimento das leis e suas atualizações, não isenta uma empresa das consequências.
Um exemplo concreto da importância de um monitoramento proativo é a Lei nº 9.605/1998, que estabelece penalidades para infrações ambientais, com multas que podem chegar a R$50.000.000,00. Também podemos citar vários exemplos de penalidades devido a não conformidades legais trabalhistas. Mas a verdade é que existem muitos casos onde o não cumprimento de requisitos legais pode resultar em custos altíssimos para uma empresa.
Portanto, não seria prudente considerar a implementação de um sistema de gestão de requisitos legais como um investimento estratégico? Porque além de evitar multas e infrações, esse sistema contribui de forma automatizada com a atualização das legislações e a otimização dos processos regulatórios, garantindo assim uma operação mais rentável e sustentável.
2. Otimizar o Processo de Certificação ISO
Conquistar certificações internacionais como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 é uma demonstração clara do compromisso de uma empresa com os padrões de qualidade, meio ambiente e segurança do trabalho. Mas obter e manter as certificações ISO pode ser uma tarefa árdua, porque é necessário um levantamento de requisitos legais minucioso.
Com o AmbLegis, esse processo de obtenção e manutenção das certificações é significativamente mais fácil, ágil e dinâmico. O sistema automatiza a coleta e a organização dos documentos necessários, além de oferecer um registro detalhado das atividades de conformidade. Isso garante uma aderência contínua aos padrões exigidos, reduzindo o risco de perder certificações por não conformidades ou falhas no processo de auditoria.
Investir em um sistema de gestão de requisitos legais é uma decisão que vai além da conformidade. Ele não apenas facilita a obtenção de certificações, como ISO 14001, ISO 45001 e ISO 9001, mas também impulsiona a melhoria contínua dos processos internos. Ao garantir uma gestão eficiente dos requisitos legais, sua empresa se posiciona como um modelo de excelência e responsabilidade no mercado.
3. Diminuição de Dano ao Meio Ambiente: Uma Responsabilidade Compartilhada
Empresas de todos os portes, incluindo pequenas e médias, devem ter um compromisso com o meio ambiente. Aquelas que operam em setores de alto risco ambiental enfrentam desafios ainda maiores para minimizar os impactos de suas atividades. Nesse contexto, um sistema de requisitos legais ambientais é uma ferramenta essencial para garantir a conformidade e promover práticas sustentáveis.
A estrutura da ISO 14001, focada na gestão ambiental, é baseada no ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) e exige monitoramento contínuo dos requisitos legais ambientais. Um sistema de gestão de requisitos legais eficaz beneficia todo o ciclo PDCA, desde o planejamento e implementação de ações corretivas até a verificação e ação para melhoria contínua. Isso assegura que a empresa não apenas atenda às obrigações legais, mas também melhore constantemente seu desempenho ambiental.
Prevenir o meio ambiente hoje é prevenir nossa existência amanhã. Uma empresa ambientalmente correta é capaz de prevenir desastres imensuráveis, tanto para a natureza quanto para a sociedade.
O desastre da barragem em Brumadinho – MG é um exemplo trágico de uma empresa que não possuía um bom sistema de gestão de requisitos legais, resultando em consequências devastadoras. Portanto, investir em um sistema de controle de requisitos legais ambientais é uma escolha inteligente que protege o meio ambiente e a sustentabilidade do negócio.
4. Aumento da Segurança e Saúde no Trabalho: Um Compromisso Essencial
Garantir a segurança e a saúde no trabalho vai além de uma obrigação legal, é um compromisso que uma empresa deve ter com o bem-estar dos colaboradores e a sustentabilidade do negócio. E ter uma ferramenta que proporcione a gestão de todos os requisitos legais e elimina os riscos de não conformidade, mostra um comprometimento em promover uma cultura que valorize o ambiente de trabalho seguro e a prevenção de acidentes.
Podemos ressaltar a obrigatoriedade e a importância do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), estabelecido pela Norma Regulamentadora nº 7 (NR 7), e o uso adequado de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), como pilares fundamentais para as empresas, no monitoramento da saúde dos trabalhadores e na prevenção de riscos ocupacionais.
Uma empresa comprometida com o levantamento e controle dos requisitos legais aplicáveis a saúde e segurança no trabalho, protege seus colaboradores e fortalece sua reputação e competitividade no mercado. A certificação ISO 45001 é um reconhecimento desse compromisso, abrindo portas para novas oportunidades de negócios e contribuindo para o desenvolvimento sustentável da organização.
5. Aumento da Credibilidade perante a Sociedade
Uma empresa legalmente responsável fortalece sua imagem perante a sociedade, gerando confiança e lealdade dos consumidores. Quando essa confiança é alcançada, gera naturalmente maior preferência e, consequentemente, um aumento nas vendas e no faturamento. Esse é um processo contínuo que toda empresa precisa manter vivo dentro de sua cultura empresarial.
Portanto, é muito importante construir uma metodologia eficaz de gestão de requisitos legais, garantindo a conformidade com todas as normativas aplicáveis. E ter um sistema com uma base de dados alinhada com essa metodologia pode ser a chave para manter essa conformidade e fortalecer a credibilidade da empresa.
Com isso, um grande diferencial no aumento da credibilidade pode ser a implantação das certificações ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, comprometendo-se com os padrões internacionais de qualidade, meio ambiente e segurança do trabalho. Essas certificações não apenas validam o compromisso da empresa com a excelência, mas também reforçam sua reputação no mercado.
6. Expansão de Oportunidades de Negócios
Expandir as oportunidades de negócios é um tema extremamente importante para todas as empresas, e dentro do contexto de Conformidade Legal, implantar um sistema fácil e intuitivo de gestão de requisitos legais é essencial. Porque além de garantir a conformidade com as normas legais, ele é a base para a obtenção de certificações internacionais, como as ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Que são certificações amplamente reconhecidas e abrem portas para novos mercados e parcerias, tanto no âmbito nacional quanto internacional.
A certificação ISO pode diferenciar uma empresa no mercado e atrair clientes e parceiros que valorizam práticas responsáveis e sustentáveis. E ter uma cultura empresarial que conte com um sistema de gestão de requisitos legais não só impulsiona o crescimento da empresa, mas também contribui para o seu desenvolvimento sustentável e para a construção de uma imagem corporativa sólida e respeitável.
7. Redução de Falhas nos Processos Internos da Empresa
Estar em compliance com regramentos técnicos e legais torna a empresa mais organizada e padroniza seus procedimentos, o que é fundamental para evitar falhas durante os processos internos e auditorias. Um sistema de gestão de requisitos legais automatizado desempenha um papel estratégico nesse aspecto, oferecendo benefícios significativos para a eficiência operacional.
Diferenciais de um Sistema de Gestão Automatizado:
- Automatização de Tarefas: Reduz a necessidade de processos manuais, minimizando erros.
- Monitoramento Contínuo: Garante a atualização constante dos requisitos legais e a conformidade em tempo real.
- Padronização de Processos: Facilita a padronização de procedimentos internos, promovendo a consistência e a qualidade.
- Melhoria Contínua: Possibilita a identificação de áreas de melhoria e a implementação de ações corretivas de forma proativa.
- Gestão de Documentos: Centraliza e organiza documentos relacionados aos requisitos legais, facilitando o acesso e a gestão.
- Capacidade de Auditoria Aprimorada: Prepara a empresa para auditorias com relatórios detalhados e acessíveis, evidenciando a conformidade.
- Adequação às Mudanças Legislativas: Adapta-se rapidamente a novas legislações ou mudanças, assegurando que a empresa permaneça em conformidade.
8. Geração e Monitoramento de Indicadores: Saiba o "Quanto" a Empresa está Dentro da Lei
A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão de requisitos legais, especialmente por meio de softwares como o AmbLegis, que facilitam o monitoramento e a análise de indicadores de conformidade. Esses indicadores são representados por gráficos intuitivos que mostram claramente o nível de aderência da empresa às leis aplicáveis, permitindo uma visão rápida e precisa do “quanto” a empresa está “dentro da lei”.
Essa capacidade de monitoramento em tempo real é essencial durante as auditorias de certificação, onde os indicadores são cuidadosamente avaliados pelos auditores para verificar o cumprimento dos requisitos legais. Além disso, os indicadores são ferramentas valiosas em reuniões internas e negociações importantes, pois fornecem evidências tangíveis de que as atividades da empresa são conduzidas de acordo com a legalidade.
A geração e o monitoramento de indicadores não apenas aumentam a transparência e a credibilidade da empresa, mas também aprimoram a tomada de decisões estratégicas. Com a ajuda da tecnologia, a análise de indicadores torna-se mais ágil e intuitiva, facilitando a identificação de áreas de melhoria e a implementação de ações corretivas. Assim, a empresa pode assegurar a conformidade contínua e fortalecer sua posição no mercado.
9. Monitore seus Fornecedores e Saia na Frente nas Auditorias de Certificação
O monitoramento da conformidade legal dos fornecedores é um módulo importantíssimo de um sistema de gestão de requisitos legais eficiente. Garantir que as atividades dos fornecedores estejam em conformidade com as leis aplicáveis é fundamental para manter a integridade da cadeia de suprimentos e assegurar a responsabilidade corporativa.
Diferenciais de um Sistema de Gestão Automatizado para o Monitoramento de Fornecedores:
- Transparência na Cadeia de Suprimentos: Proporciona visibilidade sobre as práticas legais dos fornecedores, permitindo identificar e mitigar riscos potenciais.
- Padronização de Avaliações: Facilita a padronização dos critérios de avaliação da conformidade dos fornecedores, promovendo consistência e eficiência.
- Documentação e Rastreabilidade: Mantém registros detalhados das avaliações de conformidade, essenciais para auditorias e análises internas.
- Ação Corretiva: Permite a implementação rápida de ações corretivas em caso de não conformidades detectadas nos fornecedores.
Durante as auditorias de certificação, a conformidade dos fornecedores é um aspecto rigorosamente avaliado. Um sistema que permite o monitoramento eficaz dos fornecedores demonstra o comprometimento da empresa com a conformidade legal e a qualidade, colocando-a em uma posição vantajosa nas auditorias. Além disso, a escolha de fornecedores alinhados com os padrões legais e éticos da empresa fortalece sua reputação e contribui para a sustentabilidade do negócio.
10. Implementação de Compromisso com a Conformidade Legal: Torne a Gestão de Requisitos Legais uma Cultura Dentro da Empresa!
O compromisso com a conformidade legal é mais do que uma obrigação; é um valor que deve ser integrado à cultura empresarial. Uma empresa que prioriza a conformidade legal não apenas demonstra responsabilidade perante a sociedade, mas também fortalece seu ambiente de trabalho e sua credibilidade no mercado. É essencial adotar práticas que garantam a aderência aos requisitos legais aplicáveis aos negócios.
Estratégias para cultivar a Conformidade Legal como cultura empresarial:
- Treinamento Contínuo: Capacitar os funcionários sobre a importância da conformidade legal e as práticas necessárias para mantê-la.
- Comunicação Eficaz: Garantir que todos na organização estejam cientes dos requisitos legais aplicáveis e do impacto de suas ações no cumprimento destes.
- Investimento em Sustentabilidade: Adotar técnicas sustentáveis que estejam alinhadas com as normativas ambientais e sociais.
- Monitoramento e Avaliação: Implementar sistemas que permitam o monitoramento contínuo da conformidade e a realização de avaliações periódicas.
- Integração de Políticas: Incorporar políticas de conformidade legal em todos os níveis da empresa, desde a alta direção até os operacionais.
O desenvolvimento de uma cultura de conformidade legal contribui não apenas para o bem-estar no ambiente de trabalho, mas também para a construção de uma imagem corporativa sólida e respeitável. Além disso, estar em conformidade com as normas internacionais abre portas para novas oportunidades de negócios e parcerias estratégicas. Portanto, investir na gestão de requisitos legais é uma decisão que impulsiona o crescimento da empresa.
Vantagens do Sistema de Gestão de Requisitos Legais
Centralização das Informações Legais
O AmbLegis centraliza todas as informações legais relevantes em uma única plataforma, proporcionando acesso rápido e fácil a documentos importantes.
Automatização de Processos
Através do sistema AmbLegis, você terá a automatização de processos, para agilizar tarefas repetitivas e burocráticas, garantindo eficiência na implementação das medidas necessárias para atender às novas exigências normativas.
Monitoramento Contínuo
Com o nosso sistema de gestão, é possível monitorar continuamente o cumprimento das leis e regulamentos, assegurando que a empresa esteja sempre em conformidade legal.
Alertas e Notificações
O sistema de gestão de requisitos legais AmbLegis envia alertas automáticos sobre prazos de conformidade e alterações na legislação, ajudando a empresa a manter-se atualizada e evitar possíveis penalidades.
Gestão de Aspectos & Impactos / Perigos & Riscos
Ferramentas de análise de riscos permitem à empresa identificar e avaliar os riscos associados ao não cumprimento das leis, incluindo as especificações normativas, auxiliando na mitigação de potenciais impactos negativos.
Relatórios Personalizados
Com os Relatórios personalizados do AmbLegis, sua empresa terá insights valiosos sobre o status de conformidade da empresa, facilitando auditorias internas e revisões de desempenho.
Melhoria da Eficiência Operacional
A automação de processos, a centralização de informações e o monitoramento contínuo contribuem para a melhoria da eficiência operacional, o que é essencial para se adaptar às mudanças regulatórias de forma eficaz.
Eliminação de Riscos Legais
O sistema de gestão de requisitos legais AmbLegis garante conformidade com as leis, ajudando a eliminar riscos legais e protegendo a empresa contra penalidades e danos à reputação.
Esteja pronto para Auditorias e Fiscalizações
Com toda a infraestrutura que o AmbLegis proporciona, a sua empresa terá as informações legais documentadas e centralizadas. E com o nosso sistema o processo de auditoria torna-se mais fácil e eficiente, facilitando a apresentação de evidências de conformidade perante os auditores.
Criação de uma Cultura de Conformidade
Implementar um sistema de gestão de requisitos legais promove uma cultura de conformidade dentro da empresa, enfatizando a importância do cumprimento das leis e regulamentos, para o sucesso sustentável das atividades de sua empresa.
Diferenciais do AmbLegis
Gestão
Automatizada
Sistema simples, fácil e seguro. Com usuários ilimitados
Suporte
Multidisciplinar
Suporte ilimitado com especialistas técnicos e jurídicos
Verificação da
Conformidade
Com emissão de relatórios para evidenciar durante as auditorias
FAQs - Dúvidas Frequentes
O que é um sistemade gestão de requisitos legais e como ele funciona?
Um sistema de gestão de requisitos legais é uma ferramenta criada para ajudar organizações no gerenciamento complexo e desgastante das leis e regulamentações que impactam suas operações. Essencial para a estratégia de conformidade, ele automatiza a monitoração de novas leis e mudanças nas existentes, simplifica a gestão de documentos e facilita o processo de auditoria. Ao centralizar informações e oferecer atualizações regulatórias em tempo real, permite às empresas manterem-se alinhadas com as exigências legais sem o esforço manual contínuo de busca e análise.
A implementação desse sistema transforma a maneira como as empresas abordam a conformidade, tornando processos anteriormente trabalhosos em tarefas gerenciáveis e eficientes. Com funcionalidades que vão do armazenamento seguro de documentos à facilidade de acesso para revisões e auditorias, essas ferramentas garantem que todas as práticas de negócios estejam de acordo com os padrões legais e regulatórios, minimizando riscos de penalidades e reforçando a integridade corporativa.
O AmbLegis se destaca por sua capacidade excepcional de atender a essas necessidades. Oferecendo um repositório seguro e uma plataforma intuitiva para a gestão de documentos de conformidade, bem como um sistema robusto de alertas para mudanças regulatórias. Com o AmbLegis, a conformidade regulatória torna-se menos um desafio e mais uma vantagem estratégica.
Diferenciais:
- Automação do rastreamento legislativo;
- Simplificação da gestão documental;
- Eficiência na manutenção da conformidade;
- Personalização para requisitos específicos de negócios;
- Atualizações automáticas e em tempo real;
- Interface intuitiva para fácil utilização;
- Suporte a múltiplas jurisdições e legislações.
Como escolher o sistema de gestão de requisitos legais adequado para sua empresa?
Ao escolher um sistema como o AmbLegis, considere a abrangência da base de dados legislativa, a capacidade de personalização para atender às necessidades específicas do seu negócio, a facilidade de integração com outros sistemas, e o suporte oferecido.
Itens importantes:
- Comparação de funcionalidades e recursos
- Avaliação de facilidade de uso e interface de usuário
- Verificação da abrangência de cobertura legislativa
- Análise de opções de personalização
- Reputação e avaliações do Software
- Disponibilidade de suporte e treinamento
Como o sistemade gestão de requisitos legais facilita a conquista e manutenção de certificações como a ISO?
O AmbLegis oferece recursos específicos que suportam a documentação, gestão de processos, e auditorias necessárias para a obtenção e manutenção de certificações ISO, como mapeamento de requisitos, gestão de não conformidades, e relatórios de auditoria.
Diferenciais de ter um sistema de gestão de requisitos legais para certificação:
- Mapeamento de requisitos ISO diretamente no software
- Gestão de ações corretivas e preventivas
- Relatórios detalhados para auditorias ISO
- Monitoramento contínuo de conformidade com a ISO
- Registro de evidências de conformidade
O AmbLegis suporta a gestão de requisitos legais em múltiplas jurisdições?
Sim, o AmbLegis é projetado para suportar a gestão de requisitos legais em múltiplas jurisdições, oferecendo uma base de dados extensa que abrange legislações federais, estaduais e municipais, além de regulamentações internacionais.
Diferenciais:
- Cobertura legislativa global
- Personalização conforme a localização geográfica
- Gestão de conformidade em diferentes regiões
- Suporte a empresas multinacionais
- Adaptação a requisitos legais específicos por estado
Qual o impacto de um sistemade gestão de requisitos legais na eficiência operacional?
A utilização de um sistema de gestão de requisitos legais como o AmbLegis aumenta significativamente a eficiência operacional ao automatizar a coleta, análise e gestão de dados de conformidade. Isso libera recursos internos para focar em atividades de maior valor, reduz o tempo dedicado à gestão manual de requisitos legais e diminui a probabilidade de erros.
Diferenciais:
- Automação de tarefas repetitivas e manuais
- Redução de erros e omissões na gestão de conformidade
- Melhoria na alocação de recursos humanos
- Aumento da produtividade e eficiência
- Agilidade na resposta a mudanças regulatórias
- Otimização de processos de auditoria e relatórios
- Monitoramento e análise de desempenho de conformidade
Qual é o papel do sistema de gestão de requisitos legais na mitigação de riscos?
O sistema de gestão de requisitos legais ajuda a identificar potenciais áreas de risco de não conformidade, oferecendo recursos para a avaliação, gestão e monitoramento desses riscos. Isso permite que as empresas implementem medidas proativas para mitigar riscos antes que eles se transformem em problemas legais ou financeiros.
Diferenciais:
- Identificação e avaliação de riscos de conformidade
- Ferramentas de gestão de riscos integradas
- Prevenção de penalidades e multas
- Relatórios de risco e compliance
- Estratégias de mitigação de riscos
Como o sistema de gestão de requisitos legais facilita o processo de auditoria?
O sistema de gestão de requisitos legais centraliza e organiza todos os documentos necessários para as auditorias, automatiza a geração de relatórios de conformidade e mantêm um registro auditável de todas as ações de conformidade, facilitando tanto as auditorias internas quanto as inspeções regulatórias externas.
Diferenciais:
- Centralização de documentação de auditoria
- Automatização de relatórios de conformidade
- Suporte a auditorias regulatórias externas
- Histórico auditável de ações de conformidade
- Preparação eficiente para auditorias
Sistema de Gestão de Requisitos Legais para Conquistar as Certificação ISO, FSSC, SASSMAQ e ESG
As ferramentas e automações do sistema AmbLegis atendem 100% das exigências dos requisitos legais das principais certificações ISO, FSSC, SASSMAQ e ESG, garantindo todo o processo de conformidade legal do início ao fim.
Por que você deve confiar no Sistema AmbLegis para gerenciar os requisitos legais aplicáveis ao seu negócio?
Plataforma Fácil e Eficaz
O sistema gerencia todas as etapas e rotinas do atendimento legal, de modo muito simples e efetivo
Agilidade no Processo
O sistema dispõe de ferramentas para controlar a rotina legal, alertar e acompanhar os resultados
Suporte Completo
equipe de profissionais especializada e dedicada, 100% online e disponível para responder suas dúvidas
- Reconhece os passivos que a empresa está atualmente exposta
- Identifica as legislações aplicáveis ao seu negócio
- Informa que ações tomar para o atendimento das exigências legais
- Mantém toda documentação legal organizada de forma prática
- Gerencia pendências por áreas em uma visão de cima do seu negócio
- Apresenta resultados de atendimento atualizados em tempo real
- Proporciona mais qualidade e produtividade nos processos
- Recursos disponíveis para trabalhar prevenção e melhorias contínua
- Envio de alertas para renovação de documentos
- Mantém preparado para fiscalizações e auditorias
- Não há um limite para abertura de chamados
- Não há cobrança adicional por número de usuários
- Direcionamento para avaliar riscos e planos de ações
- Apoio especial em auditorias - estaremos com você em todo o processo
- Agende treinamentos, visitas, tira dúvidas com facilidade
