Como fazer o sistema de gestão de licenças e condicionantes

Atualmente, grandes, pequenas e médias empresas possuem um expressivo número de documentos importantes para monitor e gerenciar, a fim de que possam continuar em pleno funcionamento em território brasileiro.

O controle desses documentos é de indispensável importância para que essas empresas continuem funcionando dentro das normas vigentes, e por isso, precisam de um cuidado e atenção especiais no momento de sua gestão.

Em outros artigos, falamos muito sobre gestão ambiental e como realizá-la dentro da empresa. Pois bem, a Gerência de Licenças e Condicionantes é algo de suma importância dentro da Gestão Ambiental e é por meio dessa gerência que as empresas controlam a validade de documentos importantes, como a licença ambiental, por exemplo.

Por isso, atualmente, os estabelecimentos empresariais e industrias tem se preocupado bastante com este tipo de gestão de documentos e, por isso, separamos este artigo para nos dedicarmos a este assunto.

O que são Licenças e Condicionantes?

Dentro da Gestão Ambiental, Condicionantes são todos os requisitos ligados a um documento de importância maior.

Exemplo clássico são os documentos vinculados à Licença Ambiental. Ou seja, são aquelas que são indispensáveis para a empresa manter essa Licença em dia. Exemplo: Licença de Operação, Licença de Instalação e outros documentos que antecedem a expedição de uma Licença final válida.

São documentos que garantem a base de funcionamento do estabelecimento e são necessários para garantir que eventuais impactos ambientais negativos produzidos pela empresa sejam mitigados ou anulados.

Já o Licenciamento, de acordo com de acordo com a Resolução 237/971 do CONAMA, é “o procedimento administrativo pelo qual o órgão ambiental competente licencia a localização, instalação, ampliação e operação de empreendimentos e atividades que façam uso de recursos ambientais ou que sejam potencialmente poluidoras ou passíveis de causar degradação ambiental, considerando as disposições legais e regulamentares e as normas técnicas aplicáveis

Ou seja, é um documento exigido pelo órgão ambiental competente, cuja emissão significa que aquele estabelecimento licenciado está de acordo com as normas ambientais vigentes e aplicáveis às suas atividades.

Essa Licença possui data de validade e, por isso, sua gestão é de suma importância. Afinal, um estabelecimento com licença vencida não está mais funcionando de acordo com as normas jurídicas aplicáveis e corre o risco de ser autuado, multado e até fechado.

Mas como fazer essa gestão de licenças e condicionantes de maneira eficiente?

A primeira dica é: verifique os prazos de suas condicionantes. Ao fazer essa primeira avaliação, será encontrado o seguinte:

  • Condicionantes sem prazo, que são aquelas que não possuem um prazo de vigência específico, já que devem ser cumpridas durante a vigência de um documento maior, como a Licença Ambiental. Exemplo: Documentos que comprovam a limpeza das canaletas para passagem de efluentes industriais.
  • Condicionantes com prazo de validade, possuem uma data específica para serem cumpridas e geralmente são concedidas pelo órgão. Exemplo: Licença de construção de canaletas para o melhor escoamento de efluentes industriais. Uma vez aprovada essa Licença, a empresa possui um prazo determinado para construir a estrutura.

Assim, uma vez reconhecida esta questão dentro das condicionantes, elas serão separadas de acordo com esta natureza e seu controle ficará mais “limpo” e organizado.

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Outra dica de ouro é deixar sempre em evidência documentos de indispensável importância para a empresa, como Licenças Ambientais, AVCBs, Termos de Ajustamento de Conduta etc., sempre deixando esses documentos em ordem de vencimento e em local de fácil acesso, caso a fiscalização “bata à porta” do estabelecimento.

Uma maneira organizada de manter os principais documentos de sua empresa é sempre ter uma cópia digitalizadas destes salva em computadores e sistemas internos da empresa. Assim, caso o documento físico, por algum motivo, seja extraviado ou destruído, a empresa o possuirá em meios digitais.

Tenha um sistema online que otimiza a gerência de suas Licenças e Condicionantes!

O AmbLegis, sistema de gestão de requisitos legais, possui um módulo chamado Diplomas Legais, onde a empresa poderá manter salvo todos os documentos de indispensável importância para sua empresa, desde listas de chamadas de treinamento, ate Licenças Ambientais e Alvarás expedidos pelo Corpo de Bombeiros.

No Diplomas Legais, a empresa tem a possibilidade de salvar o arquivo do documento, informar sua data de validade e ainda personalizar uma data para que o sistema informe o usuário (através do envio de e-mails e notificações) que aquele documento está para vencer.

Este aviso do sistema acontecerá em data antecedente àquela do vencimento do documento, cabendo ao usuário escolher essa data de aviso (três meses antes do vencimento, por exemplo), a depender de seus critérios e da importância do documento.

Assim, ao entrar em seus Diplomas Legais, a empresa poderá visualizar, em primeiro momento, quais documentos estão válidos, quais estão a vencer (com data de vencimento próxima) e quais estão vencidos.

O sistema AmbLegis também permite que o usuário salve documentos que nem mesmo possuem data de validade prevista. Ou seja, o módulo Diplomas Legais serve também como um “depósito” online dos documentos da empresa.

Além do mais, dentro do monitoramento de leis, o cliente tem a possibilidade de correlacionar um documento à determinada legislação e, assim, comprovar com evidências o cumprimento daquela norma. Por exemplo: Instrução Técnica do Bombeiro, que exige a existência de corrimãos em todas as escadas da edificação. A fim de comprovar o cumprimento desta obrigação, a empresa tem a opção de juntar o AVCB válido, expedido pelo Corpo de Bombeiros e comprovar atendimento a esta legislação!

Um sistema que gerencia as licenças e condicionantes, como o AmbLegis, é uma forma rápida, prática e que resolve a vida da empresa em eventual auditoria ou fiscalização de órgão oficial!

 

Então, está esperando o que para conhecer o AmbLegis?

Facilite a “vida” de sua empresa, tenha a gestão de requisitos legais e de documentos que sempre desejou e ainda coloque seus negócios longe da mira de autuações e multas.

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