Se você precisa gerenciar os requisitos legais de sua empresa certamente esse artigo será útil para você. Isso porque separamos uma série de dicas para implantar essa gestão de forma adequada.
Mas, antes de irmos às dicas, vamos definir o que é a gestão de requisitos legais.
Sumário
O que é a gestão de requisitos legais?
Com toda certeza você já deve ter ouvido falar sobre a gestão de requisitos legais que as empresas necessitam implantar em seu sistema de gestão.
A gestão de requisitos legais nada mais é que seguir e cumprir as leis que estejam relacionadas com as atividades do seu empreendimento.
Já falamos um pouco desse assunto aqui no blog, no artigo “Cumprimento dos requisitos legais: benefícios, aplicabilidade e gestão”, onde foi explanado um pouco sobre o que são esses requisitos que as empresas devem atentar-se.
É bem possível que você também já tenha ouvido a famosa frase: “Ninguém pode descumprir a lei alegando que não a conhece”. Assim, as empresas não podem deixar de cumprir e apreciar as normas que a ela cabe exercer à risca, sob pena de sanções e muitos prejuízos que podem vir a sofrer.
Bom, até aqui tudo entendido, o primeiro passo do conhecimento já foi dado. Mas, como gerenciar todas essas leis, controlá-las e aplicá-las de forma eficiente?
Saiba que todas as normas publicadas em nosso país são de conhecimento de toda a sociedade, uma vez que as mesmas são divulgadas por meio da internet, tanto nos diários municipais, estaduais e federais, justamente para que todos tenham conhecimento delas, em cumprimento e respeito ao princípio do direito que trata sobre a publicidade dos atos legais.
Desta forma listaremos a seguir alguns segredos sobre como é feita a implantação da gestão de requisitos legais.
Passos para implantar um bom sistema de gestão de requisitos legais
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Defina um grupo capacitado para gerenciar os requisitos legais
Para que a gestão legal seja feita de forma eficaz, inicialmente sugerimos definir o escopo das normas a serem monitoradas, assim como o das atividades, dos produtos e serviços que são ou serão desenvolvidos na empresa. Essa tarefa é necessária para fins de identificação de normas legais aplicáveis.
Assim, é importante sempre reunir o grupo para realizar reuniões periódicas e acompanhar as legislações que são publicadas e direcionadas ao escopo acima identificado.
É necessário atentar-se ao escopo, ou seja, o foco da atividade desenvolvida para que a lei possa ser cumprida eficazmente.
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Encontre especialistas no assunto para realizar o gerenciamento dos requisitos legais
Atualmente, existem empresas parceiras que desenvolvem ou auxiliam no gerenciamento de requisitos legais. Ao buscar por esse serviço, é fundamental que você verifique se a empresa conta com uma equipe de trabalho competente e preparada para esse tipo de trabalho.
O Grupo Ambplan, por meio do Software AmbLegis, desenvolve o gerenciamento dos requisitos legais aplicáveis de forma especializada. Sua equipe de profissionais são habilitados, treinados e competentes para esse trabalho.
O AmbLegis pode ser responsável desde a captação da legislação aplicável, com leituras e acompanhamento diário, até a interpretação do texto dessa legislação com suas principais obrigações legais a serem atendidas pela empresa contratante. Além disso a ferramenta disponibiliza uma plataforma que permite a rápida integração do cliente com as normas.
Com um especialista na área, sua empresa fica mais segura, uma vez que, com o excesso de leis que são publicadas todos os meses, pode ocorrer de não serem atendidas, ou não entendidas no que diz respeito à sua aplicabilidade e gestão.
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Identifique e gerencie outros requisitos, como as normas técnicas e regulamentadoras
Mapeie outros requisitos que motivam obrigações para o empreendimento, abarcando normas técnicas de atendimento obrigatório e defina a forma de avaliar o atendimento aos mesmos.
As normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), é exemplo de regulamento que deve ser validado e gerenciado pelas empresas.
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Constitua um método para o gerenciamento legal
Um ponto muito importante para qualquer sistema funcionar é a organização, pois através dela todos os pontos são otimizados.
Desta forma, é muito importante constituir um método de gerenciamento, para saber de onde partir, sempre em direção à um objetivo claro quanto ao gerenciamento e implantação de requisitos legais.
Assim, poderá ser realizado um treinamento das áreas a serem desenvolvidas, visando sempre pontos importantes como:
- Responsabilidades
- Sistemática adotada
- Registros pertinentes
- Periodicidade de avaliação do acolhimento à legislação
- Determinando a abrangência de cada fato de conformidade legal
Todos esses pontos são importante para que se avalie 100% dos pré-requisitos legais aplicáveis de tempos em tempos.
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Capacite os colaboradores da empresa em requisitos legais
Acordar e organizar treinamentos de legislação aplicável é uma forma assertiva de promover a gestão legal, alargando o nível de inclusão, comprometimento e captação da equipe quanto ao assunto.
É fundamental lembrar que existem legislações exigentes, ou seja, que exigem um conhecimento a mais para que a lei possa ser aplicada e gerenciada. Assim, pode ser útil a contratação de uma equipe para elaborar a matriz de treinamentos para sua empresa.
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Sempre avalie os pontos negativos
Para que um bom sistema de requisitos legais seja implantado na empresa, é necessário rever os pontos negativos pelas quais as legislações não puderam ser cumpridas, e que ocasionaram algum dano ao negócio.
Deste modo, ficará muito mais simples e fácil se sua empresa contar com um software de gerenciamento de requisitos legais, monitorado por uma empresa especializada, como explanado no item 2. Isso porque tais empresas possuem ferramentas que permitem identificar e gerenciar os itens críticos, otimizando a gestão legal. Além disso, por serem externos à organização possuem isenção, autonomia e imparcialidade, o que é ótimo para o mercado.
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Tenha compromisso com o cumprimento dos requisitos legais
As empresas devem priorizar o atendimento legal que rege a atividade do seu negócio, provendo recursos necessários e estabelecendo prioridades conforme os pontos críticos e negativos acima citados, observando sempre os prazos legais determinados em lei.
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Lucre com o sistema de gestão de requisitos legais implantado
Manter-se em conformidade com os requisitos acima elencados, trará inúmeras vantagens ao negócio, como:
- Diminuir os riscos de autuação por falta de cumprimento as normas legais
- Evitar a aplicação de multas e demais penalidades
- Reduzir prejuízos financeiros e danos à imagem da empresa.
Além disso a empresa fica bem vista pela sociedade como um todo, uma vez que anda em conformidade com as normas que regem sua atividade, atraindo mais colaboradores qualificados e clientes.
Conclusão
É muito importante implantar a gestão de requisitos legais em seu negócio. Como podemos perceber ao longo desse artigo, a empresa passa a ter muitas vantagens em todos os sentidos, o empreendimento passa a ser muito bem visto e protegido de padecer grandes danos.
Muitas empresas irresponsáveis visando apenas lucrar, comentem o erro de não se atentarem aos requisitos legais e acabam sofrendo grandes prejuízos e até mesmo vindo sofrer falência.
Nunca haverá percas quando um bom sistema é implantado. A empresa sempre vai ter grandes oportunidades de crescimento em todas as esferas de seu negócio. Opte por andar sempre em conformidade legal.
Assim, se sua empresa tem dificuldades para gerenciar os requisitos legais conte com o Amblegis. Conheça mais sobre o Software de Gerenciamento de Requisitos Legais.
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